Aufgaben IT-Programm- und ‑Portfolio-Management

Bei­spiel:
Die Ink GmbH ist auf das Her­stel­len von IT Sys­te­men spe­zia­li­siert. Nun möch­ten sie ein neu­es Buch­füh­rungs­tool ein­füh­ren. Es stellt sich die Fra­ge, ob die Ink GmbH das Tool selbst her­stellt oder es ein­kau­fen sol­len. Es wird geprüft, wie sinn­voll eine Eigen­her­stel­lung ist.

IT-Portfolio-Management am Beispiel eines Bürgeramtes

Stra­te­gie des IT-Berei­ches im Bür­ger­amt
Haupt­ziel: Leis­tungs­fä­hi­ge und bedarfs­ge­rech­te Unter­stüt­zung der Ver­wal­tungs­auf­ga­ben für Bürger/innen, opti­miert durch die zuneh­men­de Inte­gra­ti­on moder­ner Tech­no­lo­gien.
Stra­te­gi­sche Zie­le:
• Effek­ti­vi­tät und Qua­li­tät
• Zuneh­men­de Digi­ta­li­sie­rung von Ver­wal­tungs­auf­ga­ben
• Zukunfts­fä­hig­keit und Offen­heit für Inno­va­tio­nen
• Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit und Daten­schutz
• Kos­ten­ef­fi­zi­enz
• Inklu­si­on und Bar­rie­re­frei­heit
• Umwelt­ver­träg­lich­keit und Nach­hal­tig­keit
• Kon­troll­fä­hig­keit und Steuerbarkeit

Bewer­tungs­kri­te­ri­en für neue Leistungen

• Zukunfts­fä­hig­keit
• Rea­li­sier­bar­keit
• Sicher­heit
• Effek­ti­vi­tät / Mehrwert

Leistungsidee(n)
• A: Digi­ta­le Aus­weis- & Pass­ver­län­ge­rung: online Abwick­lung, ohne kör­per­li­che Prä­senz des auf­trag­ge­ben­den Bür­gers; Lie­fe­rung per Ein­schrei­ben mit Unter­schrift und Fingerabdruck/Foto zur Vali­die­rung
• B: Vir­tu­el­le Sprech­stun­den
• C: Online War­te­zei­ten-Rech­ner / War­te­num­mer-Tra­cker: ermög­licht unab­hän­gi­ge Bewe­gung in der War­te­zeit z.B. Auf­su­chen eines Bäckers/… ohne den eige­nen Auf­ruf zu ver­pas­sen. Per QR Code War­te­num­mer ein­scan­nen / Online War­te­num­mer zie­hen und Abfer­ti­gung (geschätz­te War­te­zeit, Anzahl der vor­he­ri­gen Auf­ru­fe,…) verfolgen

IT-Port­fo­lio-Manage­ment Bewer­tungs­kri­te­ri­en & deren Gewichtung

Begrün­dung

Zu A: Digi­ta­le Pass- & Aus­weis­ver­län­ge­rung
Auf­grund der Digi­ta­li­sie­rung und dem zuneh­men­den Online und Ver­sand­han­del ver­än­dern sich die Ansprü­che, Bedürf­nis­se und Prä­fe­ren­zen unse­rer Bür­ger. Eine zukünf­ti­ge online Abwick­lung von Pass­ver­län­ge­rungs­mög­lich­kei­ten ist damit durch­aus zukunfts­fä­hig und anstre­bens­wert. Für eine tat­säch­li­che Rea­li­sie­rung feh­len uns und mög­li­chen Ver­triebs­part­nern bis­her unter ande­rem die Res­sour­cen (wie Fin­ger­ab­druck­scan­ner etc.) um die essen­ti­el­len Sicher­heits­vor­keh­run­gen zu tref­fen, des Wei­te­ren muss die Gewähr­leis­tung von Daten­schutz und Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit umfas­send über­prüft wer­den. Da sich der Mehr­wert pri­mär bei unse­ren Bür­ge­rin­nen & Bür­gern und nicht bei den Beam­ten bemerk­bar macht und die bis­he­ri­gen Daten­schutz­maß­nah­men nicht genü­gen, um für die Sicher­heit der Daten zu garan­tie­ren, stu­fen wir das Pro­jekt ins­ge­samt als mit­tel gut (Sicher­heit & Mehr­wert) ein. Da es zudem über ein rela­tiv hohes Poten­ti­al (Zukunfts­fä­hig­keit &  Rea­li­sier­bar­keit), mit Abstri­chen im Punkt der Rea­li­sier­bar­keit, ver­fügt, sind zuver­sicht­lich eine digi­ta­le Pass- & Aus­weis­ver­län­ge­rung in fer­ne­rer Zukunft zu realisieren.

Zu B: Vir­tu­el­le Sprech­stun­de
Im Ein­klang mit dem immer höher wer­den­den Bedürf­nis an vir­tu­el­len Sprech­stun­den, kris­tal­li­siert sich dies auch als mög­li­ches Pro­jekt für Bür­ger­äm­ter her­aus. Es zeigt sich, dass die­ses Pro­jekt eine hohe Zukunfts­fä­hig­keit besitzt. Dies soll hei­ßen, dass es belie­big ska­lier­bar ist, von dem Ange­bot von vir­tu­el­len Sprech­stun­den, die ein­mal im Monat ange­bo­ten wer­den, bis zum Ange­bot die­ser an jedem Tag. Frag­wür­dig ist eher die Rea­li­sier­bar­keit des Pro­jek­tes. Die benö­tig­te Tech­no­lo­gie mag zwar schon teil­wei­se ver­füg­bar sein, jedoch müss­te gro­ßer Auf­wand inves­tiert wer­den in den Erwerb von Lizen­zen für Online Diens­te oder gar sie Selbst­ent­wick­lung eines sol­chen Diens­tes. Dar­an schließt sich auch der Aspekt der Sicher­heit an. Die­se benutz­te Soft­ware muss hohe Stan­dards an Daten­schutz etc. erfül­len, um die per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten der Bürger*innen zu wah­ren. Jedoch bie­tet die­ses Pro­jekt einen äußerst hohen Mehr­wert für Bürger*innen sowie auch für Mitarbeiter*innen. Die Zeit­er­spar­nis ist auf bei­den Sei­ten äußerts hoch, was den schon gro­ßen Nut­zen des Pro­jek­tes noch­mals stei­gert.
Zusam­men­fas­send hat die­ses Pro­jekt der vir­tu­el­len Sprech­stun­de eine hohe Pro­jekt­be­wer­tung, jedoch nur ein etwas gerin­ge­res Potential.

Zu C: Online War­te­zei­ten-Rech­ner / War­te­num­mer-Tra­cker
Durch ein immer schnel­le­res Leben in unse­rer Gesell­schaft, sind War­te­zei­ten ein läs­ti­ges Übel. Um die­se Zeit­ver­lus­te zu mini­mie­renund den Ser­vice der Ämter zu ver­bes­sern, wäre ein War­te­zei­ten Rech­ner also durch­aus zukunfts­fä­hig. Dabei wür­de man über eine App zu jedem Zeit­punkt wis­sen, wann genau man an der Rei­he ist. Die ansons­ten ver­schwen­de­te Zeit kann somit bes­ser genutzt wer­den. Die­ses Sys­tem ist leicht ska­lier­bar, wird jedoch wahr­schein­lich in der etwas fer­ne­ren Zukunft von vir­tu­el­len Ter­mi­nen abge­löst wer­den. Dem­entspre­chend ist die Nach­hal­tig­keit des Pro­jek­tes nicht enorm groß. Durch eine bereits exis­tie­ren­de Tech­no­lo­gie und eine hohe Daten­in­te­gri­tät wird das Pro­jekt jedoch leich­ter rea­li­sier­bar und kann somit direkt Abhil­fe schaf­fen. Bezo­gen auf die Sicher­heit, gibt es bei dem Pro­jekt wenig Beden­ken, da hier über eine anony­me Num­mer wenig bis gar kei­ne sen­si­blen Daten invol­viert sind und wenig Daten­schutz­pro­ble­ma­ti­ken ent­ste­hen. Der Mehr­wert ist für die Grö­ße des Pro­jekts ange­mes­sen und wird vor allem auf­grund der Zeit­er­spar­nis den Bür­gern das Leben vereinfachen.

Leis­tungs­idee: Ein­füh­rung eines Omnich­an­nel-Web­shop mit ERP-Inte­gra­ti­on bei einer regio­na­len Einzelhandelskette

Begrün­dung:
- Pro­jekt­ri­si­ko: Das Pro­jekt hat eine gerin­ge Dau­er, aber ist von der Grö­ße her nicht ganz unkom­pli­ziert und braucht Res­sour­cen wie pro­fes­sio­nel­le IT-Bera­ter, um die Pro­zes­se
und die Inte­gra­ti­on ins ERP her­zu­stel­len
- Pro­jekt­nut­zen: Das Pro­jekt ist absatz­stei­gernd, da es einen Mul­tich­an­nel-Ver­trieb in einen Omnich­an­nel-Ver­trieb wan­delt, die Lang­le­big­keit der Soft­ware und des E‑Commerce ist gege­ben, außer­dem wird die Bekannt­heit gestei­gert und mehr
Kun­den kön­nen erreicht wer­den, da man von der Reich­wei­te von Filia­len unab­hän­gi­ger wird und mit den moder­nen Spe­di­ti­ons­mög­lich­kei­ten auch kei­ne Lager an neu­en Stand­or­ten eröff­nen muss
- Stra­te­gie­fit: Das Pro­jekt rich­tet sich an die Bedürf­nis­se der Kun­den aus Ver­triebs­sicht und an die Kon­kur­renz­fä­hig­keit
- Bebau­ungs­plan­fit: Ein Omnich­an­nel-Web­shop prägt zen­tra­le Pro­zes­se, passt durch sei­ne Inte­gra­ti­on zur Archi­tek­tur der IT und ist ein tech­no­lo­gi­scher Fort­schritt
- In der Risi­ko­nut­zen­be­wer­tung schnei­det die Leis­tungs­idee gut ab, da es nicht vie­le Risi­ken birgt, außer viel­leicht höhe­re Kos­ten als erwar­tet und der Nut­zen einer Omnich­an­nel- Platt­form ist natür­lich hoch.
- Die Leis­tungs­idee fügt sich in die bestehen­de IT gut ein und hat vie­le gute stra­te­gi­sche Grün­de, ein­zi­ges Gegen­ar­gu­ment wäre natür­lich eine Markt­ana­ly­se der Poten­zia­le des
Online­ab­sat­zes und eine dar­auf­fol­gen­de pro­gnos­ti­zier­te Durch­rech­nung.
- Aus den vor­her­an­ge­brach­ten Punk­ten ergibt sich dann, dass das Pro­jekt rela­tiv hoch bewer­tet wer­den kann und das Umfeld dafür auch sehr gut ist.