Musterlösungen
Aufgabe 1
Beispiel:
Die Ink GmbH ist auf das Herstellen von IT Systemen spezialisiert. Nun möchten sie ein neues Buchführungstool einführen. Es stellt sich die Frage, ob die Ink GmbH das Tool selbst herstellt oder es einkaufen sollen. Es wird geprüft, wie sinnvoll eine Eigenherstellung ist.
IT-Portfolio-Management am Beispiel eines Bürgeramtes
Strategie des IT-Bereiches im Bürgeramt
Hauptziel: Leistungsfähige und bedarfsgerechte Unterstützung der Verwaltungsaufgaben für Bürger/innen, optimiert durch die zunehmende Integration moderner Technologien.
Strategische Ziele:
• Effektivität und Qualität
• Zunehmende Digitalisierung von Verwaltungsaufgaben
• Zukunftsfähigkeit und Offenheit für Innovationen
• Informationssicherheit und Datenschutz
• Kosteneffizienz
• Inklusion und Barrierefreiheit
• Umweltverträglichkeit und Nachhaltigkeit
• Kontrollfähigkeit und Steuerbarkeit
Bewertungskriterien für neue Leistungen
• Zukunftsfähigkeit
• Realisierbarkeit
• Sicherheit
• Effektivität / Mehrwert
Leistungsidee(n)
• A: Digitale Ausweis- & Passverlängerung: online Abwicklung, ohne körperliche Präsenz des auftraggebenden Bürgers; Lieferung per Einschreiben mit Unterschrift und Fingerabdruck/Foto zur Validierung
• B: Virtuelle Sprechstunden
• C: Online Wartezeiten-Rechner / Wartenummer-Tracker: ermöglicht unabhängige Bewegung in der Wartezeit z.B. Aufsuchen eines Bäckers/… ohne den eigenen Aufruf zu verpassen. Per QR Code Wartenummer einscannen / Online Wartenummer ziehen und Abfertigung (geschätzte Wartezeit, Anzahl der vorherigen Aufrufe,...) verfolgen
IT-Portfolio-Management Bewertungskriterien & deren Gewichtung
Begründung
Zu A: Digitale Pass- & Ausweisverlängerung
Aufgrund der Digitalisierung und dem zunehmenden Online und Versandhandel verändern sich die Ansprüche, Bedürfnisse und Präferenzen unserer Bürger. Eine zukünftige online Abwicklung von Passverlängerungsmöglichkeiten ist damit durchaus zukunftsfähig und anstrebenswert. Für eine tatsächliche Realisierung fehlen uns und möglichen Vertriebspartnern bisher unter anderem die Ressourcen (wie Fingerabdruckscanner etc.) um die essentiellen Sicherheitsvorkehrungen zu treffen, des Weiteren muss die Gewährleistung von Datenschutz und Informationssicherheit umfassend überprüft werden. Da sich der Mehrwert primär bei unseren Bürgerinnen & Bürgern und nicht bei den Beamten bemerkbar macht und die bisherigen Datenschutzmaßnahmen nicht genügen, um für die Sicherheit der Daten zu garantieren, stufen wir das Projekt insgesamt als mittel gut (Sicherheit & Mehrwert) ein. Da es zudem über ein relativ hohes Potential (Zukunftsfähigkeit & Realisierbarkeit), mit Abstrichen im Punkt der Realisierbarkeit, verfügt, sind zuversichtlich eine digitale Pass- & Ausweisverlängerung in fernerer Zukunft zu realisieren.
Zu B: Virtuelle Sprechstunde
Im Einklang mit dem immer höher werdenden Bedürfnis an virtuellen Sprechstunden, kristallisiert sich dies auch als mögliches Projekt für Bürgerämter heraus. Es zeigt sich, dass dieses Projekt eine hohe Zukunftsfähigkeit besitzt. Dies soll heißen, dass es beliebig skalierbar ist, von dem Angebot von virtuellen Sprechstunden, die einmal im Monat angeboten werden, bis zum Angebot dieser an jedem Tag. Fragwürdig ist eher die Realisierbarkeit des Projektes. Die benötigte Technologie mag zwar schon teilweise verfügbar sein, jedoch müsste großer Aufwand investiert werden in den Erwerb von Lizenzen für Online Dienste oder gar sie Selbstentwicklung eines solchen Dienstes. Daran schließt sich auch der Aspekt der Sicherheit an. Diese benutzte Software muss hohe Standards an Datenschutz etc. erfüllen, um die personenbezogenen Daten der Bürger*innen zu wahren. Jedoch bietet dieses Projekt einen äußerst hohen Mehrwert für Bürger*innen sowie auch für Mitarbeiter*innen. Die Zeitersparnis ist auf beiden Seiten äußerts hoch, was den schon großen Nutzen des Projektes nochmals steigert.
Zusammenfassend hat dieses Projekt der virtuellen Sprechstunde eine hohe Projektbewertung, jedoch nur ein etwas geringeres Potential.
Zu C: Online Wartezeiten-Rechner / Wartenummer-Tracker
Durch ein immer schnelleres Leben in unserer Gesellschaft, sind Wartezeiten ein lästiges Übel. Um diese Zeitverluste zu minimierenund den Service der Ämter zu verbessern, wäre ein Wartezeiten Rechner also durchaus zukunftsfähig. Dabei würde man über eine App zu jedem Zeitpunkt wissen, wann genau man an der Reihe ist. Die ansonsten verschwendete Zeit kann somit besser genutzt werden. Dieses System ist leicht skalierbar, wird jedoch wahrscheinlich in der etwas ferneren Zukunft von virtuellen Terminen abgelöst werden. Dementsprechend ist die Nachhaltigkeit des Projektes nicht enorm groß. Durch eine bereits existierende Technologie und eine hohe Datenintegrität wird das Projekt jedoch leichter realisierbar und kann somit direkt Abhilfe schaffen. Bezogen auf die Sicherheit, gibt es bei dem Projekt wenig Bedenken, da hier über eine anonyme Nummer wenig bis gar keine sensiblen Daten involviert sind und wenig Datenschutzproblematiken entstehen. Der Mehrwert ist für die Größe des Projekts angemessen und wird vor allem aufgrund der Zeitersparnis den Bürgern das Leben vereinfachen.
Leistungsidee: Einführung eines Omnichannel-Webshop mit ERP-Integration bei einer regionalen Einzelhandelskette
Begründung:
- Projektrisiko: Das Projekt hat eine geringe Dauer, aber ist von der Größe her nicht ganz unkompliziert und braucht Ressourcen wie professionelle IT-Berater, um die Prozesse
und die Integration ins ERP herzustellen
- Projektnutzen: Das Projekt ist absatzsteigernd, da es einen Multichannel-Vertrieb in einen Omnichannel-Vertrieb wandelt, die Langlebigkeit der Software und des E-Commerce ist gegeben, außerdem wird die Bekanntheit gesteigert und mehr
Kunden können erreicht werden, da man von der Reichweite von Filialen unabhängiger wird und mit den modernen Speditionsmöglichkeiten auch keine Lager an neuen Standorten eröffnen muss
- Strategiefit: Das Projekt richtet sich an die Bedürfnisse der Kunden aus Vertriebssicht und an die Konkurrenzfähigkeit
- Bebauungsplanfit: Ein Omnichannel-Webshop prägt zentrale Prozesse, passt durch seine Integration zur Architektur der IT und ist ein technologischer Fortschritt
- In der Risikonutzenbewertung schneidet die Leistungsidee gut ab, da es nicht viele Risiken birgt, außer vielleicht höhere Kosten als erwartet und der Nutzen einer Omnichannel- Plattform ist natürlich hoch.
- Die Leistungsidee fügt sich in die bestehende IT gut ein und hat viele gute strategische Gründe, einziges Gegenargument wäre natürlich eine Marktanalyse der Potenziale des
Onlineabsatzes und eine darauffolgende prognostizierte Durchrechnung.
- Aus den vorherangebrachten Punkten ergibt sich dann, dass das Projekt relativ hoch bewertet werden kann und das Umfeld dafür auch sehr gut ist.