Werkzeuge unterstützen personelle Aufgabenträger bei der Erfüllung von Aufgaben. Die Anwendung und Auswahl von geeigneten Werkzeugen ist insbesondere bei schwach strukturierten Aufgaben keineswegs trivial und IT-Manager sind tendenziell mit dieser Art von Aufgaben konfrontiert. Auch wenn immer mehr Tätigkeiten in Form von Prozessen standardisiert werden, müssen die IT-Manager diese Prozesse zunächst einrichten, sie müssen diese Prozesse laufend verbessern und es ergeben sich auch darüberhinausgehend laufend neue und damit zunächst schwach strukturierte Aufgabenstellungen.
Ein Beispiel für ein recht weit verbreitetes Werkzeug ist die Stakeholder-Analyse, die IT-Manager mithilfe eines klaren Vorgehens bei der Identifikation, Priorisierung und Berücksichtigung von Stakeholdern unterstützt.
Stakeholdern, resp. Anspruchsgruppen sind Personen oder Gruppen, die ein Interesse an einer bestimmten Maßnahme, einem Unternehmen, einem Projekt etc. haben. Diese Anspruchsgruppen haben Bedürfnisse, Interessen und daraus abgeleitete Ziele.
Heute ist die Stakeholder-Analyse ein Standard-Werkzeug. Als Stakeholder-Kategorien werden in der Literatur meist Anteilseigner, Kunden, Konkurrenten, Lieferanten, Mitarbeiter, das Management und der Staat genannt.
Diese grundsätzliche Idee von Stakeholdern ist von konkreten Vorgehensweisen zur Identifikation der für ein konkretes Vorhaben relevanten Stakeholder zu unterscheiden. Es wird daher in Werkzeuge in Form von Konzepten und Werkzeuge in Form von Verfahren unterschieden.
Die Nutzbarmachung in Form einer konkreten Verfahrensbeschreibung wird als Instrumentalisierung bezeichnet. Die Instrumentalisierung von Werkzeugen kann, je nach Notwendigkeit, mehr oder weniger strukturiert ausschließlich im Kopf des Aufgabenträgers oder durch explizite Verfahrensbeschreibungen erfolgen.
Bei der Erfüllung einer Aufgabe kommen häufig mehrere Werkzeuge zum Einsatz, die entweder ganz speziell auf diese eine Aufgabe zugeschnitten sind, wie z. B. die Stakeholder-Analyse oder einen unterstützenden Charakter aufweisen, wie z. B. das Brainstorming zur kreativen Ideenentwicklung. Werkzeuge können daher in Hauptwerkzeuge und Hilfswerkzeuge unterschieden werden. Was Haupt- und was Hilfswerkzeuge sind, ist allerdings von der konkreten Aufgabe abhängig.
Mit den Werkzeug-Serien lässt sich noch eine weitere Art von Werkzeugen unterscheiden. Diese stellen selber ein Werkzeug dar, erfüllen jedoch ihre Aufgabe durch eine Serie von Einzel-Werkzeugen, die untereinander in einem Kontext stehen.
Die Anwendung von Werkzeugen erfolgt in der Praxis explizit oder intuitiv[1] und die intuitive Anwendung kann gerade bei erfahrenen IT-Managern durchaus der beste Weg sein, die nur schwach strukturierten Konzepte als Werkzeuge zu nutzen. Die intuitive Werkzeuganwendung muss auch nicht im Widerspruch zu einer systematischen Anwendung stehen, da die Systematik bei erfahrenen IT-Managern auch im Kopf erfolgen kann.
[1] Intuitiv bedeutet hier, dass Wissen unterbewusst genutzt wird, ohne lange nachzudenken.